Funcționalități
Mai puțin timp pe GDPR. Fără jurist pentru fiecare document.
Cele mai multe obligații GDPR înseamnă scris, căutat modele și ținut minte termene. SmartDPO face partea asta în locul tău, pornind de la ce faci deja în firmă. Mai jos sunt locurile în care câștigi cel mai mult.
Registrul prelucrărilor
Registrul se completează din răspunsurile tale, nu de la zero
Alegi domeniul de activitate și răspunzi cu „Da” sau „Nu” la întrebări ca „Ai angajați?” sau „Ai camere video?”. Fiecare „Da” devine o activitate în registru, cu scopul, temeiul legal, categoriile de date și termenul de păstrare deja completate după practica din România.
- Modele pentru peste 40 de domenii, de la cabinete medicale la magazine online
- Activitățile tipice domeniului tău îți sunt propuse primele
- La fiecare activitate vezi ce lipsește, iar revizuirea anuală îți e amintită
- Export în PDF sau Excel, oricând îl cere ANSPDCP
Înlocuiește: zilele în care aduni informații de la colegi și cauți modele de registru pe internet.
Documente
Documentele se scriu din datele firmei
Politica de confidențialitate, nota pentru angajați, procedura pentru incidente și celelalte documente se generează din registru și din datele firmei, în română, după legislația în vigoare. Când schimbi ceva în registru, aplicația îți spune ce document trebuie regenerat.
- 13 tipuri de documente, de la politica de confidențialitate la acordul între operatori asociați
- Câte un contract de prelucrare (art. 28) pentru fiecare furnizor care nu are unul propriu
- Politica de confidențialitate se publică la un link, gata de pus pe site
- Fiecare versiune rămâne în istoric
Înlocuiește: modelele copiate de pe internet și orele de jurist plătite pentru fiecare document.
Cererile persoanelor vizate
Răspunzi la cereri la timp, fără să ții termenele în minte
Când cineva vrea să știe ce date ai despre el, vrea să le ștergi sau nu mai vrea oferte, înregistrezi cererea răspunzând la trei întrebări. Termenul de o lună se calculează singur, iar fișa cererii îți spune ce trebuie să conțină răspunsul.
- Formular public pentru cereri, fără cont, cu adresa de email confirmată
- Modele de răspuns, trimise pe email direct din aplicație
- Termenul se suspendă cât aștepți dovada identității și se poate prelungi, cu motiv
- Cronologia rămâne ca dovadă că ai răspuns la timp
Înlocuiește: emailurile uitate în inbox și plângerile la ANSPDCP pentru cereri fără răspuns.
Incidente de securitate
La un incident afli în câteva minute ce ai de făcut în 72 de ore
Un email trimis greșit, un laptop pierdut, un cont spart. Răspunzi la cinci întrebări, iar aplicația propune nivelul de risc și îți spune dacă trebuie anunțată ANSPDCP și până când. Numărătoarea inversă rămâne pe panou până rezolvi.
- Evaluarea riscului după ghidurile autorităților europene, cu decizia la tine
- Schița notificării pentru ANSPDCP, generată din fișa incidentului, în PDF
- Afli dacă trebuie anunțate și persoanele afectate
- Registrul incidentelor cerut de art. 33 alin. (5) se ține singur
Înlocuiește: căutatul în grabă al regulilor și riscul de a depăși termenul de notificare.
Instruirea angajaților
Instruiești echipa printr-un link, iar dovada rămâne
Trimiți colegilor un link pe email sau pe grupul echipei. Ei parcurg un modul scurt de pe calculator sau de pe telefon, fără cont, și răspund la un mic test. Tot printr-un link confirmă că au citit politica internă și nota pentru angajați.
- Trei module de 8–10 minute: GDPR pe înțelesul tuturor, phishing, datele la locul de muncă
- Rezultatul fiecărui test apare în evidența instruirilor
- Instruirile ținute în persoană se adaugă în aceeași evidență
- Panoul îți amintește dacă în ultimul an nu a fost nicio instruire
Înlocuiește: ședințele de instruire și listele de semnături pe hârtie.
Pentru consultanți și DPO externi
Toți clienții într-un singur cont, cu urgențele în față
Un cont de consultant se deschide pe portofoliu: toate firmele client, cu scorul fiecăreia și cu cererile și incidentele deschise. Dimineața, când e ceva urgent, primești un singur email cu termenele tuturor clienților.
- Cauți un client după nume sau CUI și sortezi după urgențe sau scor
- Firmele noi se adaugă cu datele preluate de la ANAF
- Oamenii clientului au acces doar la firma lor
- Raportul anual de conformitate, pentru raportarea către conducerea clientului
Înlocuiește: tabelul Excel cu termenele fiecărui client și dosarele ținute separat pe fiecare firmă.
Și în plus
Restul obligațiilor, în același loc
Furnizori și contracte
Știi cu cine ai contract de prelucrare și cu cine nu. Contractul care lipsește îl generezi din aplicație.
Transferuri în afara UE
Vezi ce furnizori duc datele în afara Spațiului Economic European și ce garanții îți trebuie pentru fiecare.
Evaluări de impact
Evaluarea de impact (DPIA) și testul de interes legitim, cu lista ANSPDCP a operațiunilor care cer evaluare.
Calendar și remindere
Toate termenele într-un calendar, în emailul de dimineață și în calendarul tău de pe telefon.
Consimțăminte
Evidența acordurilor date și retrase, ca dovadă la nevoie.
Raport și istoric
Raportul anual de conformitate și istoricul cu cine ce a schimbat, pe care nu îl poate edita nimeni.
Pune-ți firma în regulă cu GDPR, de azi.
30 de zile cu toate funcțiile, gratuit. Fără card, fără obligații.